商務信函中英文範文

商務信函的要求

一 完整

在寫信時，為了避免傳輸錯誤資訊，務必使書信的基本內容“按部就班” 、完整無缺。

例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應準確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。

在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發信人地址時，要力求其完整，而不宜採用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達，或是因故被退還時不至於丟失。

二 清楚

書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：

(1)字跡要清楚，切勿潦草、亂塗亂改。

(2)要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。

(3)要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍等色彩的墨水也最好別用。

(4)在書信裡敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、雲山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務信函要特別注意的一點。

三 簡潔

寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應當“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無休無止。

當然應當避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。

四 正確

在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。

在信中，杜絕出現錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。

在書寫收信人姓名、地址、職務及尊稱時，不允許出現任何差錯。

書寫信封時，在收信人姓名之後書寫的稱呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而並非是發信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人” 、“愛妻” 、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現的。

五 禮貌

寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要儘量多地使用謙詞與敬語。

例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文後段，還應使用規範的祝福語，等等。

商務信函的格式

商務信函主要是為開展業務而用的，其格式與一般書信有所區別，主要有：

一 稱謂

商務信函的稱謂應鄭重，私人信函中過分親暱的稱呼在這裡是不適用的。

對於相對熟識的人，你可以稱“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對於一般熟識的則可以稱其職務。這裡的“熟識”可以是僅指通訊聯絡而從未謀面的情形。西

方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的” ，我國習慣上加“尊敬的”一類詞。

商務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：只稱其為“先生”或“女士”(或“小姐”) ，且在前邊加上“尊敬的”一類字眼以職務相稱，如“經理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類均是。此外，這種情況下不能用太過泛泛的稱謂，否則可能收不到良好效果，比如稱“有關人士臺鑒” ，“有關人士”就可能覺得與己無關而擱置一邊。當然，如果能夠通過一些渠道打聽清楚你要聯絡的人的姓名，要更好一些。

二 結尾

結尾的落款要求和開頭相對應，開頭是哪種關係程度的稱呼，落款也應是相應的程度。比如，稱呼是連姓帶名的`“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ;稱呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業、大單位的商務信函往往是列印的，但落款處還要有親筆簽名。

三 信箋和信封

一般的企、事業單位都有自己的專用信箋和信封。對於高規格的業務活動來說，對此兩項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽標以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上儘可能優良，印刷上儘可能優美，藉以表明單位的實力和形象。

中文商務信函範文

xx市興達貿易有限公司：

貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現介面破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現介面破裂，是由於我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，並請貴公司儘快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。 對此，我們將引以為戒，查詢工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關係。

候復

xx市光明傢俱有限公司

英文商務信函範文

20 May 2003(Date Line 日期)

Kee & Co .， Ltd

34 Regent Street

London ， UK(Inside Address 收信人地址)

Dear Sirs ：(Salutation 稱呼)

We have obtained your name and address from Dee & Co . Ltd ， and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us .

We have been importers of shoes for many years . At present ，we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations .

If your prices are competitive we would expect to place volume order on you look forward to your early reply .( Body 信文)

Yours faithfully(Complimentary Close 客套結束語)

Tony Smith(Signature Block 簽名欄)